Exemple d'email : communication d’une procédure interne

Découvrez deux exemples d’emails professionnels pour expliquer une procédure interne avec clarté et efficacité.

Communiquer une procédure interne par email est un levier essentiel pour s’assurer que toutes les parties prenantes comprennent parfaitement les étapes à suivre et les attentes associées. Un message clair et bien structuré favorise une communication efficace et optimise le déroulement des processus internes. Découvrez nos exemples d’emails professionnels conçus pour transmettre une procédure interne avec précision et clarté.

Qu’il s’agisse d’introduire une nouvelle procédure ou de rappeler une méthode déjà en place, votre email doit être clair, structuré et facile à suivre. Voici deux modèles d’emails qui vous permettront d’expliquer une procédure interne tout en conservant un ton professionnel et accessible.

Paris, le 27 janvier 2025.

Exemple 1 : Introduction d’une nouvelle procédure interne
Objet : Nouvelle procédure pour [nom du sujet] – Instructions à suivre

Bonjour [Nom/équipe],

Nous vous informons de la mise en place d’une nouvelle procédure concernant [sujet ou domaine, ex. la soumission des demandes de congés], qui entrera en vigueur à partir du [date].

Voici les étapes principales à suivre :
- [Étape 1] : [Description concise de la première étape, ex. Accédez au portail RH via le lien suivant].
- [Étape 2] : [Description de la deuxième étape, ex. Remplissez le formulaire en ligne].
- [Étape 3] : [Description de la troisième étape, ex. Soumettez votre demande pour approbation].
- Ressources et assistance : Documentation détaillée : [lien vers le guide complet ou intranet].
- Support : En cas de questions, contactez [nom/service] à [adresse email] ou au [numéro de téléphone].

Nous vous remercions de bien vouloir respecter cette nouvelle procédure afin d’assurer une gestion fluide et efficace. N’hésitez pas à nous faire part de vos retours ou à demander des clarifications si nécessaire.
Cordialement,

[Prénom Nom]
[Poste]
[Nom de l’entreprise]
[Adresse email]
[Numéro de téléphone]

Exemple 2 : Rappel d’une procédure existante
Objet : Rappel de la procédure pour [nom du sujet]

Bonjour [Nom/équipe],
Nous souhaitons vous rappeler la procédure en place concernant [sujet, ex. la validation des factures fournisseurs], afin d’assurer une application uniforme et efficace.

Étapes principales :
- [Étape 1] : [Précisez la première étape, ex. Rassembler les documents requis].
- [Étape 2] : [Précisez la deuxième étape, ex. Envoyer les documents au service comptabilité à l’adresse suivante : [adresse email]].
- [Étape 3] : [Précisez la troisième étape, ex. Attendre la confirmation d’approbation avant traitement].

Pour rappel, cette procédure a été mise en place pour [mentionner l’objectif, ex. améliorer la rapidité de traitement et réduire les erreurs].
Si vous avez des questions ou des difficultés à appliquer cette procédure, nous sommes à votre disposition pour vous accompagner. Vous pouvez consulter le guide détaillé ici : [lien vers la documentation].
Merci pour votre coopération.
Cordialement,

[Prénom Nom]
[Poste] [Nom de l’entreprise]
[Adresse email]
[Numéro de téléphone]

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