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Demande de devis auprès d'un hôtel : Réserver une salle de réunion, salle de conférence.
Mis à jour le 22/03/2025
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Modèle gratuit pour réserver une salle de réunion ou conférence et demander un devis à un hôtel pour organiser un événement avec cocktail.
Organiser un événement professionnel tel qu'une réunion, une conférence, ou un séminaire peut s'avérer complexe sans la réservation d'une salle adaptée. Comment garantir que votre demande de location soit claire et efficace ? C'est ici qu'intervient notre modèle de lettre pour la réservation d'une salle de réunion. Ce document vous permet de formuler une demande de devis précise auprès d'un hôtel, en précisant vos besoins en termes de capacité, d'équipements, et d'options telles que l'organisation d'un cocktail.
Cette lettre est conçue pour vous aider à obtenir rapidement les informations essentielles sur les disponibilités et les tarifs, simplifiant ainsi votre processus de planification. Elle peut également servir de base pour des échanges ultérieurs avec l'établissement, afin d'affiner les détails logistiques de votre événement.
Pour faciliter votre démarche, nous vous offrons la possibilité de télécharger gratuitement ce modèle de lettre aux formats Word et PDF. Ainsi, vous pouvez aisément l'adapter à vos besoins spécifiques et l'envoyer à l'hôtel de votre choix. N'attendez plus pour organiser votre événement dans les meilleures conditions grâce à notre service de téléchargement gratuit.
APERÇU
Paris, le 31 mars 2025.
Objet : Demande de devis pour la location d'une salle de conférence et organisation d'un cocktail
Madame, Monsieur,
Je me permets de vous contacter afin de solliciter un devis pour la location d'une salle de réunion ou de conférence dans votre établissement. Nous souhaitons organiser un événement professionnel qui réunira environ [Nombre] participants le [Date souhaitée].
Nous recherchons une salle équipée pour accueillir une conférence ou un séminaire, avec les équipements audiovisuels nécessaires tels que projecteur, écran et système de sonorisation. Pourriez-vous nous indiquer les différentes configurations possibles ainsi que leur capacité d'accueil ?
En complément de la location de la salle, nous souhaitons également organiser un cocktail à l'issue de notre événement. Nous serions reconnaissants de recevoir des propositions concernant les options de restauration disponibles, ainsi que les tarifs associés.
Pourriez-vous, par ailleurs, nous informer sur les disponibilités de vos salles ainsi que sur les conditions de réservation et d'annulation ? Cela nous aiderait à planifier notre événement en toute sérénité.
Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous faire parvenir votre devis dans les plus brefs délais, afin que nous puissions finaliser notre choix.
Dans l'attente de votre retour, nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire que vous jugeriez utile.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Votre Nom]
[Votre signature]
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Lorsque vous envisagez de réserver une salle de réunion ou de conférence dans un hôtel, il est important de prendre en compte plusieurs éléments pour garantir le bon déroulement de votre événement.
Capacité de la salle : Assurez-vous que la salle peut accueillir le nombre de participants prévu. Il est primordial de vérifier si l'espace est modulable pour s'adapter à différentes configurations.
Équipements disponibles : Renseignez-vous sur les équipements fournis par l'hôtel, tels que le matériel audiovisuel, la connexion Wi-Fi, ou encore les outils de présentation. Ces éléments peuvent influencer le succès de votre conférence ou réunion.
Services supplémentaires : Certains hôtels proposent des services complémentaires comme l'organisation de cocktails ou de pauses café. Il peut être judicieux de se renseigner sur ces options lors de la demande de devis.
Conditions de réservation : Lisez attentivement les termes et conditions de réservation, notamment en ce qui concerne les politiques d'annulation et de modification. Cela vous évitera d'éventuels désagréments.
Références juridiques : En France, la location de salles pour des événements professionnels peut être soumise à des réglementations spécifiques, notamment en matière d'assurance et de sécurité. Assurez-vous de respecter toutes les obligations légales applicables.
En prenant en compte ces aspects, vous optimiserez vos chances de mener à bien votre événement dans les meilleures conditions possibles.
Capacité de la salle : Assurez-vous que la salle peut accueillir le nombre de participants prévu. Il est primordial de vérifier si l'espace est modulable pour s'adapter à différentes configurations.
Équipements disponibles : Renseignez-vous sur les équipements fournis par l'hôtel, tels que le matériel audiovisuel, la connexion Wi-Fi, ou encore les outils de présentation. Ces éléments peuvent influencer le succès de votre conférence ou réunion.
Services supplémentaires : Certains hôtels proposent des services complémentaires comme l'organisation de cocktails ou de pauses café. Il peut être judicieux de se renseigner sur ces options lors de la demande de devis.
Conditions de réservation : Lisez attentivement les termes et conditions de réservation, notamment en ce qui concerne les politiques d'annulation et de modification. Cela vous évitera d'éventuels désagréments.
Références juridiques : En France, la location de salles pour des événements professionnels peut être soumise à des réglementations spécifiques, notamment en matière d'assurance et de sécurité. Assurez-vous de respecter toutes les obligations légales applicables.
En prenant en compte ces aspects, vous optimiserez vos chances de mener à bien votre événement dans les meilleures conditions possibles.
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