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Rédigez une réponse à une réclamation client
En cas d'erreur de livraison, il est préférable de téléphoner directement au client pour résoudre le problème en complément de l'envoi de la lettre.
Avez-vous déjà été confronté à une réclamation suite à une erreur de livraison ? Dans le cadre professionnel, il est fréquent de rencontrer des situations où un client exprime son mécontentement en raison d'un produit livré qui ne correspond pas à ses attentes. Pour gérer efficacement ce type de situation, il est recommandé non seulement de téléphoner directement au client pour une résolution rapide, mais aussi d'envoyer une réponse écrite formelle.
Cette lettre de réponse à une réclamation client vous permet de formaliser votre engagement envers le client et de réaffirmer votre volonté de résoudre le problème. Elle sert à détailler les actions que vous envisagez de prendre pour rectifier l'erreur et à renforcer la confiance du client envers votre entreprise. L'envoi d'une telle lettre offre une traçabilité et peut être un atout dans la gestion de la relation client.
Sur notre site, vous avez la possibilité de télécharger gratuitement ce modèle de lettre au format Word et PDF. Ces formats sont conçus pour vous permettre de personnaliser facilement la lettre selon votre situation spécifique. N'hésitez pas à utiliser notre service pour améliorer votre communication avec vos clients et garantir leur satisfaction.
APERÇU
Paris, le 8 mars 2025.
Objet : Réponse à votre réclamation concernant une erreur de livraison
Madame, Monsieur,
Nous avons bien reçu votre réclamation concernant l'erreur de livraison de votre commande et nous tenons à vous présenter nos plus sincères excuses pour cet inconvénient. Votre satisfaction est notre priorité et nous mettons tout en œuvre pour résoudre ce problème dans les plus brefs délais.
Après vérification, il apparaît que l'erreur provient d'une confusion lors de la préparation de votre commande. Nous comprenons combien cela peut être frustrant et nous vous assurons que des mesures ont été mises en place pour éviter que cela ne se reproduise à l’avenir.
Pour remédier à cette situation, nous vous proposons de procéder à un échange immédiat. Notre service client prendra contact avec vous par téléphone afin de convenir d'un rendez-vous pour la livraison correcte de votre commande.
Dans l'attente de ce contact, nous vous remercions de bien vouloir conserver l'article reçu par erreur. Nous vous confirmons qu'il sera récupéré lors de la nouvelle livraison.
Nous vous remercions de votre compréhension et de votre patience. Votre satisfaction est extrêmement importante pour nous, et nous souhaitons que votre expérience avec notre service reste positive malgré cet incident.
Si vous avez la moindre question ou si vous désirez plus d'informations, n'hésitez pas à contacter notre service client au [Numéro de téléphone] ou par email à [Adresse email].
Dans l’attente de votre retour, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations les plus distinguées.
[Votre Nom]
[Votre signature]
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